Fundación Oasis A.C. (en adelante, “Responsable”), con domicilio en Blvd. Kuklkán Km 6.5, Lote 29, Mza 40, CP 77500, Cancún Q.Roo y correo electrónico protecciondatos@oasishoteles.com, pone a disposición de toda persona física cuyos datos personales recabe o trate (en adelante, el “Titular”) el presente Aviso de Privacidad Integral. Este documento informa, de manera general, las categorías de datos personales tratados, las finalidades de su utilización, las transferencias que pudieran efectuarse y los medios para ejercer los derechos que reconoce la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás disposiciones aplicables. Su aplicación no depende de una relación contractual específica.
El presente Aviso de Privacidad Integral (en adelante, el “Aviso de Privacidad”) complementa cualesquiera otros avisos de privacidad simplificados o cortos que nuestra organización haya puesto a su disposición y resulta supletorio en todo aquello que expresamente no refieran tales avisos.
I. Definiciones
Para los efectos de este Aviso de Privacidad, se entenderá por:
- I.1. ARCO:
- Abreviación de “Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición”.
- I.2. Aviso de Privacidad:
- El presente documento puesto a disposición del Titular de los datos personales.
- I.3. Base de Datos:
- Control de los datos personales con el que cuenta el responsable.
- I.4. Bloqueo:
- La identificación y conservación de datos personales una vez cumplida la finalidad para la cual fueron recabados, con el propósito de determinar posibles responsabilidades en relación con su tratamiento, hasta el plazo de prescripción legal o contractual de éstas. Durante dicho periodo, los datos personales no podrán ser objeto de tratamiento y transcurrido éste, se procederá a su cancelación de la base de datos.
- I.5. Consentimiento:
- Manifestación de la voluntad libre, específica e informada de la persona Titular de los datos mediante la cual se efectúa el tratamiento de estos.
- I.6. Datos personales:
- Cualquier información concerniente a una persona identificada o identificable. Se considera que una persona es identificable cuando su identidad pueda determinarse directa o indirectamente a través de cualquier información.
- I.7. Datos sensibles:
- Aquellos datos personales que afectan a la esfera más íntima de la persona Titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para esta. De manera enunciativa, mas no limitativa se consideran sensibles los datos personales que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud, genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, opiniones políticas y preferencias sexuales.
- I.8. Empresas afiliadas y subsidiarias del Responsable:
- Sociedades afiliadas, subsidiarias o integrantes del grupo empresarial del Responsable, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 36, fracción III, de la Ley.
- I.9. Encargado:
- Persona física o moral que, sola o conjuntamente con otras, trate datos personales por cuenta del Responsable, conforme a sus instrucciones.
- I.10. Responsable:
- Fundación Oasis en su carácter de persona moral que decide sobre el tratamiento de los datos personales.
- I.11. Ley:
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
- I.12. Organización:
- El Responsable identificado al inicio del presente Aviso de Privacidad.
- I.13. Reglamento:
- Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
- I.14. Secretaría:
- Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente para efectos de la Ley.
- I.15. Actividades:
- Conjunto de actos, trámites, gestiones, procedimientos, servicios, programas, eventos, comunicaciones y relaciones jurídicas, laborales, administrativas, culturales, sociales o de cualquier otra naturaleza que el Responsable lleve a cabo en cumplimiento de su objeto social y fines propios, incluyendo aquellas relacionadas con recursos humanos, atención al público en general, fundaciones y centros culturales, cuando corresponda.
- I.16. Medios digitales:
- Sitios web, formularios, plataformas, aplicaciones y demás canales electrónicos que utilice el Responsable.
- I.17. Terceros:
- Persona física o moral, nacional o extranjera, distinta de la persona Titular o del responsable de los datos.
- I.18. Titular:
- Persona a quien corresponden los datos personales.
- I.19. Tratamiento:
- Cualquier operación o conjunto de operaciones efectuadas mediante procedimientos manuales o automatizados aplicados a los datos personales, relacionadas con la obtención, uso, registro, organización, conservación, elaboración, utilización, comunicación, difusión, almacenamiento, posesión, acceso, manejo, aprovechamiento, divulgación, transferencia o disposición de datos personales.
- I.20. Transferencia:
- Toda comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio mexicano, realizada a personas distintas del Titular, del responsable o de la persona encargada del tratamiento.
II. Tratamiento y finalidades de los datos recabados
El Responsable someterá a tratamiento los datos personales del Titular, observando los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad en el tratamiento de los datos personales, así como los deberes de seguridad y confidencialidad dispuestos en la Ley.
A. Finalidades primarias o necesarias
Los datos personales podrán ser tratados, según resulte pertinente para la relación existente con el Titular, para las siguientes finalidades primarias o necesarias:
- 1.- Identificar al Titular, verificar su identidad y mantener actualizada la información necesaria para su atención;
- 2.- Establecer, administrar, documentar y dar seguimiento a relaciones jurídicas, laborales, administrativas, institucionales o de colaboración;
- 3.- Recibir, tramitar y atender solicitudes, consultas, registros, inscripciones, gestiones y comunicaciones;
- 4.- Cumplir obligaciones legales, fiscales, laborales, de seguridad social, contables y administrativas que resulten aplicables;
- 5.- Gestionar, cuando corresponda, pagos, comprobantes, reembolsos y documentación fiscal; y
- 6.- Mantener la seguridad de las personas, instalaciones, bienes y sistemas, así como atender incidentes y ejercer o defender derechos.
B. Finalidades secundarias
De forma adicional y cuando resulte aplicable, el Responsable podrá tratar datos personales para finalidades secundarias no indispensables para mantener la relación con el Titular:
- 1.- Enviar invitaciones, noticias, publicaciones y comunicaciones informativas sobre actividades e iniciativas de la organización;
- 2.- Aplicar encuestas de opinión, satisfacción o evaluación de actividades;
- 3.- Difundir convocatorias, eventos y actividades de interés general;
- 4.- Enviar comunicaciones promocionales o institucionales no indispensables;
- 5.- Recabar comentarios y sugerencias para mejorar actividades y procesos;
- 6.- Elaborar análisis estadísticos y estudios internos no indispensables, utilizando datos disociados cuando sea posible;
- 7.- Conocer intereses generales para mejorar la comunicación institucional; y
- 8.- Elaborar indicadores y reportes de mejora continua que no sean exigidos por una obligación legal.
El Titular podrá negarse al tratamiento para finalidades secundarias o revocar el consentimiento correspondiente mediante solicitud a protecciondatos@oasishoteles.com, sin que ello afecte las actividades o relaciones que no dependan de dichas finalidades.
C. Transferencias de datos personales
El Responsable podrá transferir los datos personales a autoridades competentes cuando exista obligación legal o se actualice una excepción prevista por la Ley; asimismo, podrán transferirse a entidades del mismo grupo empresarial u otros destinatarios cuando exista una base jurídica válida, dichas transferencias resulten necesarias para el cumplimiento de las finalidades informadas y se encuentren permitidas por la legislación aplicable.
Cuando las transferencias se encuentren comprendidas en alguno de los supuestos de excepción previstos en el artículo 36 de la Ley, no será necesario recabar el consentimiento del Titular.
En los demás casos en que legalmente se requiera consentimiento, el Responsable informará previamente al Titular los destinatarios o categorías de destinatarios, así como las finalidades de las transferencias, y recabará su consentimiento conforme a las disposiciones aplicables.
D. Tratamiento de datos personales por encargado
El encargado que trate datos por cuenta del Responsable deberá sujetarse a sus instrucciones, a las finalidades autorizadas y a las obligaciones de confidencialidad y seguridad aplicables.
E. Medios de obtención de los datos personales
Los datos personales podrán obtenerse directamente del Titular, de su representante o, en los casos legalmente permitidos, de terceros, mediante los siguientes medios:
- a) Formularios físicos o electrónicos y documentación proporcionada por el Titular;
- b) Comunicaciones presenciales, telefónicas, escritas o por medios digitales;
- c) Registros, solicitudes, trámites y gestiones derivados de la relación con el Titular;
- d) Sistemas de acceso, videovigilancia debidamente informada y demás fuentes legalmente permitidas, cuando resulten aplicables.
III. Datos personales recabados
De acuerdo con la naturaleza de la relación y bajo el principio de proporcionalidad, podrán recabarse las siguientes categorías de datos personales:
- Datos de identificación: nombre, firma, fecha de nacimiento y documentos de identidad, cuando sean necesarios.
- Datos de contacto: número telefónico, teléfono celular y otros medios de comunicación.
- Domicilio.
- Sexo.
- Nacionalidad.
- Datos académicos y profesionales: información relacionada con estudios, formación académica, experiencia profesional y actividades de capacitación, cuando corresponda.
- Datos de contacto digital: correo electrónico y demás información proporcionada mediante formularios electrónicos, suscripciones a boletines informativos y otros medios digitales.
- Datos fiscales, laborales y de seguridad social, cuando corresponda.
- Documentos y constancias necesarios para acreditar identidad, representación o requisitos aplicables.
- Datos patrimoniales y financieros únicamente cuando resulten necesarios para pagos, reembolsos, cumplimiento de obligaciones o una relación jurídica específica.
Los datos personales recabados podrán ser registrados, utilizados, almacenados y conservados en las bases de datos del Responsable, exclusivamente para el cumplimiento de las finalidades establecidas en el presente Aviso de Privacidad.
El Responsable podrá verificar la autenticidad, exactitud y vigencia de los datos personales proporcionados por el Titular, mediante la consulta de documentos, registros públicos, fuentes de información legalmente accesibles o, cuando resulte necesario, a través de terceros especializados, exclusivamente para el cumplimiento de las finalidades informadas en el presente Aviso de Privacidad.
Cuando dicha verificación implique el tratamiento de datos personales que requieran consentimiento específico o autorización expresa del Titular, el Responsable deberá obtenerlos previamente, de conformidad con la legislación aplicable.
En todos los casos, la información obtenida será tratada bajo los principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley.
En caso de que el Titular de los datos personales facilite datos para terceros, manifiesta contar con el consentimiento de estos y se compromete a trasladar al interesado, Titular de dichos datos, la información contenida en el presente Aviso de Privacidad, eximiendo al Responsable de cualquier responsabilidad en este sentido. No obstante, el Responsable podrá llevar a cabo las verificaciones necesarias para constatar este hecho, adoptando las medidas de diligencia debida que correspondan, conforme a la normativa de protección de datos.
Datos personales sensibles
El Responsable no recaba datos personales sensibles de manera habitual. No obstante, cuando resulten estrictamente necesarios para el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de finalidades específicas, legítimas y previamente informadas al Titular, podrá recabar datos personales sensibles y solicitará previamente el consentimiento expreso y por escrito del Titular, en los casos en que éste sea requerido conforme a la legislación aplicable.
Dichos datos podrán comprender, según corresponda, información relativa al estado de salud presente o futuro, discapacidades, información genética, origen racial o étnico, creencias religiosas, filosóficas o morales, opiniones políticas y preferencias sexuales.
El tratamiento de estos datos se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables y, cuando resulte exigible, previo consentimiento expreso y por escrito del Titular.
IV. Limitación del uso o divulgación de los datos personales
El Titular podrá solicitar en cualquier momento la limitación del uso o divulgación de sus datos personales para aquellas finalidades que no sean necesarias para el cumplimiento de obligaciones legales o para el mantenimiento de la relación jurídica existente con el Responsable.
Para tal efecto, podrá presentar su solicitud a través del correo electrónico protecciondatos@oasishoteles.com indicando su nombre completo, los datos personales respecto de los cuales solicita la limitación y las finalidades a las que desea que ésta se aplique.
El Responsable atenderá la solicitud conforme a las disposiciones legales aplicables e informará al Titular sobre las medidas adoptadas o, en su caso, las razones legales que impidan atenderla.
V. Ejercicio de los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición
El titular de los datos personales tiene derecho a conocer qué datos personales posee el Responsable, para qué los utiliza y las condiciones de su tratamiento (Acceso). Asimismo, es su derecho solicitar la corrección de su información personal en caso de que esté desactualizada, sea inexacta o incompleta (Rectificación); que la eliminemos de nuestros registros o bases de datos cuando considere que la misma no está siendo utilizada conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa (Cancelación); así como oponerse al uso de sus datos personales para fines específicos (Oposición). Estos derechos se conocen como derechos ARCO.
I. Solicitud
El titular de los datos personales deberá presentar su Solicitud de Ejercicio de Derechos ARCO, ya sea presencial o digitalmente (exclusivamente por el correo protecciondatos@oasishoteles.com). Dicha solicitud deberá estar acompañada de la siguiente información:
- A. Nombre del titular de los datos personales.
- B. Documentos que acrediten la identidad del titular. (Credencial para votar, pasaporte, cartilla militar, cédula profesional, licencia para conducir y/o documento migratorio)
- C. En su caso, nombre del representante del titular y documentos para acreditar su identidad y personalidad.
Para acreditar la identidad del representante, cuando se trate de persona física, se podrá elegir cualquiera de las siguientes tres opciones: 1) la presentación de una carta poder simple suscrita ante dos testigos, anexando copia simple de sus identificaciones oficiales; 2) mediante instrumento público (documento suscrito por un Notario Público); o, 3) mediante la comparecencia del Titular y su representante ante el Responsable.
- D. Domicilio o cualquier medio para recibir notificaciones.
- E. Descripción clara y precisa de los datos personales que se quieran rectificar, cancelar u oponerse a su tratamiento.
- F. Descripción del derecho que se quiere ejercer o de lo que solicita el Titular de los datos personales.
- G. En su caso, documentos o información que faciliten la localización de los datos personales, entre ella, el área responsable del tratamiento.
Para obtener más información para los supuestos en que el Titular de los datos personales sea menor de edad o se requiera representación, se atenderá por el Responsable conforme a lo establecido en el Procedimiento para el Ejercicio de Derechos ARCO en el Sector Privado. Para consultar la guía de apoyo publicada originalmente por el extinto Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), puede ingresar a la siguiente liga: https://home.inai.org.mx/?page_id=3374. En caso de necesitar mayor orientación al respecto, podrá acudir, a través de los contactos oficiales, a la Unidad de Protección de Datos Personales de la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Autoridad garante en materia de protección de datos personales en el ámbito federal.
El Responsable se obliga a recibir la solicitud del ejercicio de los derechos ARCO, en la siguiente ubicación: Blvd. Kuklkán Km 6.5, Lote 29, Mza 40, CP 77500, Cancún Q.Roo.
Es importante tomar en cuenta que, si la solicitud no cuenta con la información antes descrita, el responsable podrá solicitar la información faltante por medio de un REQUERIMIENTO, el cual se deberá emitir en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles contados a partir del día siguiente de la presentación de la solicitud, y el Titular de los datos personales tendrá 10 (diez) días hábiles, después de recibir la prevención, para proporcionar la información requerida, de lo contrario se tendrá como no presentada su solicitud.
Cuando presente su solicitud, el Responsable deberá entregar un ACUSE en el que conste la fecha de recepción de la misma.
II. Contestación
El Responsable comunicará al titular o a su representante la determinación adoptada respecto a la solicitud, mediante correo electrónico o personalmente en el domicilio señalado por el Responsable para tales fines, en un término de 20 (veinte) días hábiles contados a partir de la fecha que recibió la solicitud para el ejercicio de los derechos ARCO.
Una vez presentados los documentos requeridos, el Responsable tendrá obligación de informar al Titular de los datos personales o su representante, para contabilizar los días hábiles en los cuales se llevará a cabo la solicitud realizada.
III. Resolución
Cuando la solicitud sea procedente, con respecto a la personalidad y titularidad de los Derechos ARCO y se haya informado al Titular de los datos personales y/o su representante de esto, los términos para realizar lo solicitado serán los siguientes:
- A. Para el acceso de los datos: dentro de un plazo de 15 (quince) días contados a partir de la respuesta afirmativa hecha por el Responsable, se enviará por la misma vía que realiza su solicitud, los documentos electrónicos que garantizan su solicitud.
- B. Para la rectificación de los datos: dentro de un plazo de 15 (quince) días contados a partir de la respuesta afirmativa hecha por el Responsable, se enviará por la misma vía que realiza su solicitud, los documentos electrónicos que garantizan la rectificación.
- C. Para la cancelación u oposición de los datos: se hará primero un bloqueo de los mismos, desde el momento en que se hizo el cotejo de la documentación requerida, en donde el acceso a los datos personales estará restringido a toda persona hasta que haya una respuesta a la solicitud ya sea afirmativa o negativa, en el primer caso dentro de un plazo de 15 (quince) días contados a partir de la respuesta afirmativa hecha por el Responsable, y en el segundo caso se hará el desbloqueo de los mismos para continuar con el tratamiento.
Los plazos referidos en los incisos anteriores se podrán prorrogar una sola vez por un periodo igual en caso de ser necesario y previa notificación hecha por el Responsable.
En caso de que el Titular no esté conforme con la respuesta del Responsable, no reciba respuesta dentro del plazo legal o considere vulnerado alguno de sus derechos, podrá presentar una solicitud de protección de datos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.
De acuerdo con el Artículo 33 (treinta y tres) de la Ley, el ejercicio de los derechos ARCO no será procedente y el Responsable podrá negarlos en los siguientes supuestos:
- I. Cuando el solicitante no sea el titular de los datos personales, o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello;
- II. Cuando los datos personales no se encuentren en posesión del responsable;
- III. Cuando se lesionen los derechos de un tercero;
- IV. Cuando exista un impedimento legal, o la resolución de una autoridad competente, que restrinja el acceso a los datos personales, o no permita la rectificación, cancelación u oposición de los mismos, y
- V. Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada.
También dispone que la negativa podrá ser parcial en cuyo caso, el Responsable efectuará el acceso, rectificación, cancelación u oposición requerida por el Titular de los datos personales.
En todos los casos anteriores, el Responsable deberá informar el motivo de su decisión y comunicarla al Titular de los datos personales, o en su caso, al representante legal, en los plazos establecidos para tal efecto, por el mismo medio por el que se llevó a cabo la solicitud, acompañando, en su caso, las pruebas que resulten pertinentes.
El ejercicio de los “Derechos ARCO” será gratuito, pero si se llegara a cumplir lo dispuesto en el artículo 34 de la ley, es decir, el Titular de los datos personales reitera su solicitud en un periodo menor a 12 (doce) meses, el costo será lo que resulte de la suma de 3 (tres) veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) que se encuentre vigente al momento de la solicitud, a menos que existan modificaciones sustanciales al Aviso de Privacidad que motiven nuevas Solicitudes de Ejercicio de Derechos ARCO.
Todos los gastos justificados resultantes de envío, reproducción en copias o formatos serán a costa del Titular de los datos personales o su representante.
VII. Modificaciones al Aviso de Privacidad
El Responsable se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente Aviso de Privacidad.
Las modificaciones se darán a conocer mediante los canales de comunicación institucional, los avisos colocados en las instalaciones correspondientes o los medios electrónicos que utilice el Responsable, según resulte aplicable.
VIII. Fundamento jurídico
Para efectos de este Aviso de Privacidad se establecerá lo dispuesto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares vigente, el Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, los Lineamientos del Aviso de Privacidad y demás disposiciones jurídicas aplicables para efectos de la Ley y la autoridad competente.
IX. Contáctenos
Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso de Privacidad, sobre el procesamiento de sus datos personales, o cualquier inquietud o queja con respecto a la administración de este Aviso de Privacidad, o si desea enviar una solicitud por escrito sobre sus datos personales, entonces puede comunicarse por correo electrónico protecciondatos@oasishoteles.com.